Consejos para la gestión de la 2ª semana de teletrabajo

Hablamos con Cristina Aresti, mentora y facilitadora de equipos, sobre cómo gestionar tareas, tiempos y comunicaciones durante el confinamiento.
Adrián Díaz-Caneja -
Consejos para la gestión de la 2ª semana de teletrabajo
Consejos para la gestión de la 2ª semana de teletrabajo

El confinamiento por la crisis del Coronavirus continua. En una primera etapa todos nos adaptamos a las circunstancias de trabajo. Ahora llega elmomento de continuar con tareas, comunicaciones, conflictos... Tal y como hacíamos antes. Hablamos con Cristina Aresti, mentora y facilitadora de equipos, sobre cómo gestionar tareas, tiempos y comunicaciones durante esta etapa de teletrabajo. Nuestro escenario ha cambiado y muchas de nuestras costumbres a la hora de organizarnos también ¿Qué ideas puedo arrastrar de la oficina a casa y cuáles no?

Lo principal es pensar que la oficina está donde mi equipo y yo estemos. La capacidad de trabajar, de gestionar, de solucionar, de avanzar no es algo que está vinculado a un espacio físico determinado, sino a la persona, al conocimiento, la experiencia, al talento y eso va conmigo. De la oficina, yo sugiero trasladar a casa la generación de un espacio determinado para dedicarlo a mi trabajo, el establecer horas concretas para trabajar, pausas para café, comida y descansos. No agobiarme intentando reproducir la misma atmósfera, porque no dejamos de estar en nuestra casa, ámbito que vinculamos a otras tareas y sensaciones. Ser paciente con uno mismo y darnos espacio para la adaptación, así como para el enfado, pero también espacio a confiar en nuestra capacidad y voluntad. Si compartimos casa con niños o personas mayores tenemos que ser conscientes de sus necesidades, ver de qué manera podemos adecuarnos todos a la situación actual, intentando pensar en cada uno de los miembros de la familia.

Un mánager ve cómo cambian su rol. La distancia marca el control, la autonomía del equipo, laautoridad... ¿Qué le podemos decir a ese mánager? ¿Cómo podemos hacer consciente al equipo de su responsabilidad en la distancia?

Efectivamente a muchos managers les puede preocupar el hecho de no tener físicamente cerca a sus equipos. Esto puede derivar en una sensación de falta de control y de confianza que dificulta la tarea de gestión del equipo a distancia, o en remoto. Lo más importante en esta situación es normalizar lo que me está pasando. Esta es una situación excepcional, sino estoy acostumbrado a trabajar en remoto, junto con el estrés y tensión derivado de lo que está sucediendo, va a hacer que tenga más desconfianza sobre esta manera de gestionar, por lo tanto lo que me pasa es normal. Sugiero a los managers que establezcan una sistemática de trabajo con sus equipos, proponiéndoles reuniones breves diarias, si puede ser con todo el equipo perfecto, sino uno a uno. Hoy en día tenemos muchas opciones para estar conectados y vernos aunque estemos a kilómetros de distancia, herramientas como Skype, Teams, Hangout o incluso FaceTime y la video conferencia de Whatsapp pueden ayudarme a no perder la cercanía en estos días de confinamiento. Para generar responsabilidad en los miembros de los equipos, mi sugerencia son conversaciones donde el manager no exija la tarea, sino que ponga en consciencia a cada miembro del equipo de lo que tiene que hacer y en que plazos, la herramienta más eficaz y sencilla. Para esto es la formulacion de lo que llamamos “preguntas poderosas”, que nos son otra cosa que preguntas abiertas que ayudan a mis colaboradores a hacerse responsables de sus ámbitos de trabajo: ¿Cuándo puedes tener esto finalizado?, ¿Cómo lo vas a enfocar?, ¿Qué solución puedes aportar?

Redactamos más mail, hay más videoconferencias, chats... ¿Cómo puedo comunicarme mejor en la distancia? ¿Qué podemos hacer para mejorar nuestras comunicaciones?

Lo principal aquí es verificar que todos los implicados en cada tarea tengan el mismo nivel y comprensión de los acuerdos y plazos alcanzados y marcados. Chequear con ellos que hemos acordado y en que plazos, desde una comunicación cercana y natural, suficiente tensión genera en si la situación.

Ahora que han proliferado ¿Qué consejos podemos seguir para organizar algo mejor nuestras reuniones virtuales?

Para organizar cualquier reunión virtual o no, es importante seguir una serie de pautas que ayuden a los participantes a poner el foco en dicha acción, como pueden ser:

  • -Establecer una rutina y una hora concreta para las reuniones, por ejemplo: una reunión diaria, cada 2 días o semanal según la naturaleza de cada trabajo y equipo. Como esta es una situación excepcional acordar con todo el equipo cual es la mejor hora para todos los participantes.
  • -Enviar convocatoria a los participantes
  • -Adjuntar a la convocatoria el objetivo de la reunión, los puntos a tratar, es decir el orden del día.
  • -Concretar la duración de a misma, 1 hora u hora y media más que suficiente.
  • -Pedir concreción y agilidad para que todo el mundo pueda intervenir.
  • -Intentar ser preciso, pero no distante.
  • -No olvidarse de la parte humana, es decir dedicar unos minutos a chequear como está cada miembro del equipo y el equipo en general.
  • -El humor es siempre un magnífico aliado y gran movilizador para levantar el ánimo.
  • -Pedir propuestas e ideas.
  • -Si las reuniones tienen una cadencia semanal hacer una pequeña acta con los puntos acordados para poder verificar en la siguiente reunión. Distribuir el acta a todos los miembros asistentes a la reunión.

¿Qué herramientas ayudan a tener una mejor comunicación en este tiempo? Como señalaba antes hay diferentes herramientas que nos permiten estar conectados, mail, teléfono, whatsApp, Skype, Teams, Hangouts, FaceTime, etc. Muchas empresas ya las tienen instaladas y las utilizan habitualmente, sino es tu caso comentarte que son de fácil instalación, muchas de ellas tiene una versión en “open source” e incluso Microsoft Teams ha abierto durante esta situación su versión para poder utilizarla. Son intuitivas y fáciles de utilizar. Además de estas herramientas que acabo de señalar, hay otras que si bien son importantes siempre, en estos momentos cobran una especial relevancia, como la escucha, la empatía, la gestión emocional, la asertividad y sobre todo la cercanía y humanidad.

Una de las dificultades que surgen con la distancia es la facilidad de gestionar un conflicto de manera cercana. Es muy probable que surjan conflictos durante estos días ¿Qué podemos hacer ante situaciones de malentendido, divergencia de opiniones?

El conflicto es parte de nuestro día a día, es inherente a nuestras relaciones, y a veces es la salsa de la relación cuando es bien entendido. Como señalaba antes, en estos casos es importante normalizar y desdramatizar las diferencias de opinión o de enfoque. Las tenemos constantemente y en esta situación también. ¿Qué es lo que puedo hacer? Intentar ser objetivo y analizar el conflicto desde los hechos, no conectar con mis juicios y creencias. Tengo que trabajar mis emociones y si estoy enfadado no descuelgo el teléfono y llamo o escribo un mail incendiario; es mejor esperar a que mi enfado baje, enfocar la conversación y después ver cómo la organizo para tenerla. Evitaría en estas situaciones los mails o WhatsApp, ya que no sabemos el tono con el que el otro los lee, ni el momento en el que lo hace. Propongo la conversación como herramienta para la resolución del conflicto, desde la empatía y la escucha de la situación de las partes, invitando a buscar una solución conjunta. ¿Cómo? Con un café virtual, no podemos estar cerca, peros si podemos vernos a través de alguna herramienta, compartir un café y esa conversación necesaria para avanzar juntos un ganar-ganar. Y sobre todo no olvidemos que somos seres sociales, confinados en nuestras casas o no, necesitamos la relación con los otros para aprender, crecer, desarrollarnos y ser felices. Busquemos la conversación, el contacto visual, rompamos la barrera física y confiemos en nosotros y en los otros! Hoy que es el día de la Felicidad os lanzo esta reflexión ¿Qué puedo aportar yo a mi equipo, líder o colaborador, para hacer la situación más fácil, más sostenible, para contribuir a nuestra/mi felicidad?

YoMeQuedoEnCasa

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