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¿Qué control pueden ejercer las empresas sobre los dispositivos electrónicos de sus empleados?

¿Qué control pueden ejercer las empresas sobre los dispositivos electrónicos de sus empleados?

Para evitar que los ordenadores y móviles del trabajo se usen con fines personales se realizan controles que, a veces, vulneran la intimidad de los empleados.
24 enero 2018 | Paula Benito Martín

El uso de los dispositivos electrónicos en el lugar de trabajo es un tema que suele ir acompañado de cierta polémica. Las empresas, en ocasiones, exigen que no se usen los ordenadores o móviles del trabajo para solventar cuestiones personales; y con el objetivo de hacer que esto se cumpla, suelen realizar revisiones periódicas. Estos controles pueden suponer una vulneración del derecho a la intimidad, por lo que tanto empleador como empleado han de conocer bien los límites del marco jurídico que delimita este asunto.

Para tener más información sobre el tema, Mi Empresa es Saludable ha hablado con Lucía Gomez Barba, letrada de Sanahuja y Miranda Abogados, para aclarar algunos asuntos referentes a este tema.

La empresa puede revisar los dispositivos electrónicos si informa a los empleados de ello, pero ¿qué ocurre si el empleado se niega? ¿cuál será el procedimiento de actuación?

Los dispositivos electrónicos puestos a disposición del trabajador por parte de la empresa no se consideran objetos personales del trabajador, por lo que podrán ser revisados por el empresario, y más si éste ha establecido previamente unas reglas de uso de esos medios, con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales, y si se he encargado de informar a los trabajadores de que va a existir dicho control.

Aun así, si se considera que se ha vulnerado el derecho fundamental de intimidad, se puede poner en conocimiento del representante de los trabajadores o incluso presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿La compañía puede obligar a un trabajador a firmar un consentimiento para acceder a su correo electrónico?

Por supuesto que no, un consentimiento siempre debe ser firmado de forma libre y voluntaria.

Además, este tipo de autorizaciones no permite al empresario una intromisión indiscriminada en la esfera de la intimidad del trabajador, debiendo cumplirse el requisito de la proporcionalidad. Asimismo, hay que poner en duda la validez de dicha cláusula ya que no suele ser una cláusula libremente negociada y firmada entre las partes, sino que ya viene dada por el contrato de trabajo, que es redactado por el empresario, y el trabajador se limita a adherirse al mismo.

En estos casos se suele hablar del correo corporativo, pero ¿qué hay del correo y las redes sociales personales?

Como hemos comentado, un ordenador puesto a disposición del trabajador por la empresa es propiedad de ésta y no se considera objeto personal, por lo que podrá ser revisado dentro de las funciones de control y vigilancia empresarial.

Más controvertido es el hecho de que se trate del correo o las redes sociales personales del trabajador. Sin embargo, hay que tener en cuenta si se ha informado de dicho registro y si el empleador estableció prohibición de uso personal de los dispositivos corporativos.

El problema de estos controles es que hay una línea muy estrecha entre el registro para comprobar que el empleado cumple con sus obligaciones y el acceso a datos personales que vulneran el derecho a la intimidad. ¿Dónde están los límites?

Tal y como establece la jurisprudencia y la normativa existente en esta materia, los límites del control empresarial se encuentran en el llamado “juicio de proporcionalidad”, término acuñado por el Tribunal Constitucional en sus Sentencias 14/2003 del 28 de enero, 89/2006 del 27 de marzo y96/2012 del 7 de mayo.

Para ello es necesario que se cumplan los cuatro principios básicos en esta materia:

1. que tal medida sea susceptible de conseguir el objetivo propuesto (juicio de idoneidad)

2. que la medida de control sea necesaria, en el sentido de que no exista otra más moderada para la consecución de tal prepósito con igual eficacia (juicio de necesidad).

3. que la medida sea ponderada o equilibrada, por derivarse de ella más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto (juicio de proporcionalidad en sentido estricto).

4. Que la medida esté justificada, debiendo existir razones objetivas que motiven ese control por parte de la empresa.

Si se cumplen dichos requisitos se entiende que el empresario actúa dentro de su función de control empresarial del art. 20 del Estatuto de los Trabajadores. Además, debe existir una comunicación previa y expresa por parte del empresario a sus trabajadores sobre las reglas de utilización de los dispositivos electrónicos.

El Estatuto de los Trabajadores establece que “sólo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y objetos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial”. ¿Qué casos entrarían dentro de este supuesto?

Tal y como indica la jurisprudencia doctrinal, en estos casos, para que la actuación del empresario esté justificada es necesario que se haya producido un daño en el patrimonio empresarial, es decir, cuando se hubiera cometido un ilícito por parte del trabajador que pudiera suponer un perjuicio para el patrimonio del empresario. Sin embargo, en determinados casos y por la propia naturaleza de la prestación de servicios, se admite la legitimidad de controles periódicos de carácter preventivo en situaciones como el control de stocks, la entrada y salida continua de personas al centro de trabajo o la naturaleza especial de los bienes con los que se trabaja, como pueden ser aquellos de gran valor.

Por otra parte, cuando sea necesario para la vigilancia de la seguridad y la salud de las personas o de las cosas también se admite dicho control preventivo, como puede ser el caso de aquellos trabajos en los que se manipulen sustancias toxicas o peligrosas para la salud.

¿A qué tipo de pena se puede enfrentar una empresa que acceda a los dispositivos electrónicos de un empleado sin un consentimiento previo?

El artículo 8.11 del Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social califica como infracción administrativa de carácter muy grave los actos del empresario que fueren contrarios al respeto de la intimidad y consideración debida a la dignidad de los trabajadores con multa, en su grado mínimo, de 6.251 a 25.000 euros; en su grado medio de 25.001 a 100.005 euros; y en su grado máximo de 100.006 euros a 187.515 euros.

 

¿Alguna recomendación para los trabajadores que consideren que la empresa ha atentado contra su intimidad?

En este caso se puede presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, indicando la relación de los hechos ocurridos. Dicha denuncia no podrá ser anónima, aunque se tiene que tener en cuenta el deber de los inspectores y subinspectores de considerar confidencial el origen de las mismas.

También se podrá presentar demanda ante los juzgados de lo Social por vulneración de derechos fundamentales, que se tramitará mediante un procedimiento sumario y preferente, para lo que se recomienda ir asistido de abogado especialista en la materia.

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